ฝึกทักษะสื่อสารในการทำงาน
ทักษะการสื่อสารจำเป็นอย่างมากในทุกอุตสาหกรรม เพราะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้บังคับบัญชา และเพื่อนร่วมงานจะช่วยให้การทำงานราบรื่น และลดปัญหาความสับสนและความเข้าใจผิด อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันผู้คนมีการสื่อสารหลายช่องทาง เช่น อีเมล โทรศัพท์ โซเชียลมีเดีย และการพูดคุยต่อหน้า ดังนั้น พนักงานจึงจำเป็นพัฒนาทักษะการสื่อสารหลายด้าน
ฝึกทักษะสื่อสารในการทำงาน
1. การฟัง
การฟังเป็นจุดเริ่มต้นของการสื่อสาร การเป็นผู้ฟังที่ดีช่วยให้เราถ่ายทอดเรื่องราวได้ดีขึ้น และคงไม่มีใครชอบที่จะสื่อสารกับคนที่เอาแต่พูดอยู่ฝ่ายเดียว โดยไม่รับฟังคู่สนทนา ที่สำคัญหากเราไม่ใช่ผู้ฟังที่ดี ก็ยากที่จะเข้าใจความต้องการของผู้อื่น โดยเฉพาะคำสั่งของผู้บังคับบัญชา ดังนั้น เราจึงควรฝึกฝนทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้น
การฟังอย่างกระตือรือร้น คือ การให้ความสนใจกับสิ่งที่คู่สนทนาพูด ถามคำถามที่ชัดเจน และเลือกใช้คำพูดที่ง่ายต่อการเข้าใจ เมื่อเราเข้าใจคู่สนทนา เราก็จะสามารถตอบสนองความต้องการของอีกฝ่ายได้อย่างเหมาะสม
2. อวัจนภาษา
ภาษากาย การสบตา ภาษามือ และน้ำเสียง ล้วนมีส่วนช่วยให้สิ่งที่เราสื่อสารมีความชัดเจนมากขึ้น การใช้ท่าทางที่ผ่อนคลาย กางแขนออก ผ่อนคลายขา และเสียงที่เป็นมิตร จะทำให้เราดูเป็นคนเข้าถึงได้ และจะกระตุ้นให้ผู้อื่นพูดกับเราอย่างเปิดเผย การสบตาก็มีความสำคัญเช่นกัน เราสบตาคู่สนทนาเพื่อแสดงให้เห็นว่าเรากำลังจดจ่อกับการสนทนา อย่างไรก็ตาม อย่าตั้งใจจ้องมองอีกฝ่ายจนเกินไป เพราะอาจจะทำให้คู่สนทนาไม่สบายใจ
นอกจากนี้ ขณะที่เรากำลังพูด เราควรให้ความสนใจกับอวัจนภาษาของผู้อื่นด้วยเช่นกัน บ่อยครั้งที่อวัจนภาษาบ่งบอกว่าบุคคลนั้นรู้สึกอย่างไร เช่น หากบุคคลนั้นไม่ได้มองตาเรา อาจหมายถึงว่าอีกฝ่ายรู้สึกไม่สบายใจ หรือปิดบังบางอย่างเอาไว้
3. ชัดเจนและกระชับ
การสื่อสารที่ดีคือการพูดให้เพียงพอ อย่าพูดมากหรือน้อยเกินไป พยายามถ่ายทอดข้อความของเราโดยใช้คำไม่กี่คำ พูดในสิ่งที่เราต้องการอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา ไม่ว่าเราจะกำลังพูดกับใครสักคนทางโทรศัพท์ หรืออีเมล หากเราพูดไปเรื่อยเปื่อย ผู้ฟังจะไม่แน่ใจว่าเราต้องการอะไรกันแน่
4. ใช้น้ำเสียงเป็นมิตร
การใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร ถามคำถาม หรือเพียงแค่รอยยิ้ม ก็จะเป็นการกระตุ้นให้เพื่อนร่วมงานมีส่วนร่วมในการสื่อสารที่เปิดกว้างและตรงไปตรงมา สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารอย่างสุภาพ การแสดงความเป็นมิตรเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสาร ทั้งแบบตัวต่อตัวและแบบเขียน ปรับแต่งอีเมลให้เหมาะกับเพื่อนร่วมงาน
5. มั่นใจ
ต้องมีความมั่นใจในการปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น ความมั่นใจแสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าเราเชื่อในสิ่งที่กำลังพูดและจะทำตามที่พูด การแสดงความมั่นใจ เช่น การสบตาหรือใช้น้ำเสียงที่หนักแน่นแต่เป็นมิตร หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ดูเหมือนคำถาม ระวังอย่าทำเสียงหยิ่งหรือก้าวร้าว รับฟังและเห็นอกเห็นใจผู้อื่นอยู่เสมอ
6. เห็นอกเห็นใจ
การสื่อสารด้วยวลีง่ายๆ สามารถแสดงให้เห็นว่าเรารับฟัง และเคารพความคิดเห็นของอีกฝ่าย การรับฟังอย่างแท้จริงสามารถช่วยให้เราเข้าใจความคิด และความรู้สึกของคู่สนทนาได้ เมื่อเข้าใจผู้อื่นก็สามารถแสดงความเห็นอกเห็นใจได้ง่าย บางครั้งในการทำงาน เราอาจจะไม่เห็นด้วยกับผู้บังคับบัญชา หรือเพื่อนร่วมงาน แต่เราก็ต้องเข้าใจและเคารพในมุมมองของพวกเขาด้วยเช่นกัน
7. เปิดใจ
นักสื่อสารที่ดีควรเข้าร่วมการสนทนาด้วยใจที่เปิดกว้างและยืดหยุ่น เปิดใจรับฟังและเข้าใจมุมมองของอีกฝ่าย มากกว่าที่จะสื่อสารเรื่องราวของตัวเองเป็นหลัก การเต็มใจเข้าร่วมการสนทนาแม้กับคนที่เราไม่เห็นด้วย เราจะสามารถสนทนาอย่างตรงไปตรงมาและมีประสิทธิผลมากขึ้น
8. เคารพผู้อื่น
ผู้คนจะเปิดใจสื่อสารกับเรามากขึ้น หากเราแสดงความเคารพต่อความคิดเห็นของคนอื่น สิ่งที่แสดงถึงความเคารพต่อผู้อื่น เช่น การเอ่ยชื่อ การสบตา และการตั้งใจฟัง หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องมือสื่อสารระหว่างสนทนา
9. คำติชม
ควรฝึกฝนการให้ข้อเสนอแนะอย่างเหมาะสม ขณะเดียวกันก็รับฟังคำติชมอย่างเปิดกว้าง ซึ่งเป็นทักษะการสื่อสารที่สำคัญ ผู้บังคับบัญชาควรมองหาวิธีที่จะให้ความคิดเห็นอย่างสร้างสรรค์ ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล โทรศัพท์ หรือการอัปเดตสถานะรายสัปดาห์
อย่างไรก็ตาม การให้คำชมสำคัญเช่นเดียวกับการให้คำติ ผู้บังคับบัญชาอาจจะฝึกให้คำชมง่ายๆ เช่น การพูดว่า "ทำได้ดีมาก" หรือ "ขอบคุณที่ดูแลเรื่องนั้น" ซึ่งจะช่วยเพิ่มแรงจูงใจให้กับพนักงานได้อย่างมาก ในทำนองเดียวกัน เราก็ควรยอมรับและสนับสนุนความคิดเห็นของผู้อื่น ฟังความคิดเห็นที่เราได้รับ ถามคำถามที่ชัดเจนหากไม่แน่ใจในปัญหานั้น และพยายามนำผลตอบรับไปปรับใช้
10. เลือกวิธีสื่อสารที่เหมาะสม
ทักษะการสื่อสารที่สำคัญคือ การรู้ว่าควรใช้การสื่อสารรูปแบบใด เช่น หากอยู่ในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการเลิกจ้าง การลาออก การเปลี่ยนแปลงเงินเดือน ควรเป็นการสนทนาที่จริงจัง และเลือกคุยต่อหน้า เป็นต้น
เมื่อมีการสื่อสาร เราควรนึกถึงคนที่เราต้องการพูดด้วย หากคนที่เราต้องการพูดด้วยนั้นยุ่งมาก เราอาจต้องสื่อสารเป็นข้อความผ่านอีเมล ผู้คนจะชื่นชมวิธีการสื่อสารที่รอบคอบของคุณและมีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อคุณในเชิงบวกมากขึ้น
อ้างอิง: thebalancecareers.com
---พิเศษ!!! สำหรับผู้ที่กำลังมองหางานใหม่ หางาน ขอนแก่น และหางานทั่วประเทศ หรือบริษัทที่มองหาพนักงาน วันนี้ bestjoth.com พร้อมแล้วที่จะช่วยทุกคนตามหาสิ่งที่ใช่ ไม่ว่าจะหางาน สมัครงาน รับสมัครงาน เพียงไปที่เว็บไซต์ของเราและลงทะเบียน!---